合同档案如何整理归档最新

在企业运营中，合同是一份非常重要的法律文书，往往与企业的利益息息相关。随着时间的推移，合同数量增多，档案的管理和归档显得愈发重要。本文将从整理、归档和保管三方面，为大家讲解合同档案如何整理归档最新。

一、整理

合同档案整理的目的是为方便查阅和管理。为此，需制定详细的整理规范和标准。具体操作步骤如下：

1.鉴别筛选

合同档案要求详细鉴别筛选，分出哪些属于本企业的合同、哪些是过期、哪些已经解除、哪些正在执行中等，以方便后续的维护和查找。

2.规划统计

在确定了具体合同的范围后，企业需要以文件分类、事务分类、或者时间分类等方案制定合同档案统计表，对合同进行规划分类来统计归档。同时需要详细的记录合同数量、合同类型以及存储情况，便于后期日常的维护和归档。

3.分别保存

将文具齐备，按照规划的分类标准，将合同整齐地存放好。并同意对存放的合同尽可能进行分类标注，写明合同类型、缔约时间、合同编号等相关信息方式，方便日后查找。

二、归档

合同档案管理中，归档指公文在形式上被直接存入档案，因而才称之为归档，这一步要求归档文件比较整齐，条理清晰，文件夹不宜过厚、不应过度装载、不能随意插入或撤销文件。为了提高工作效率和安全性，归档内容不仅需要考虑可阅读性，更要考虑防火、防盗及高隐密级文件的保护。

1.合同归类

根据合同类型、时间、交易对象等范围，建立各自的文件夹进行归类。建议同一合同类型统一存放，便于日后快速查询，保证公文易于查找和管理。

2.标注记录

标注合同编号、归档日期、盖章、签名等详细信息记录归档内容，确保归档的内容描述达到规范化。同时，要将归档目录和文件夹内的标题清单信息与实体档案相协调整合，避免信息混乱。

三、保管

合同档案管理需要注意保管，必须要有完善的保管措施。保管的目的主要是为了保证档案的完整性和安全性。

1.库房管理

要求企业选取合适的场地建立合同存储库房，进行存储和维护。严格执行进出库管理制度，通过合同质量检查、电子防盗标签、视频监控等措施进行监管，改进公司的管理方式。

2.权限控制

加强档案保密性，规定数据权限，仅授权明确的员工才能使用或查询合同档案。并要求在使用过程中，限制网络传输，以减少盗窃和损坏的风险。

综上，合同档案的分类、归档和保管显得非常重要。一个良好的档案管理系统和标准程序，会带给企业很多好处：提高合同履行的效率、提高公司内外合作伙伴的信心，避免纠纷并提高公司的效益。同时，有一个完善的归档系统，也可以减少日后的工作压力，从而提高企业整体效率。