文件的六个特点

文件是管理、存储和传递信息的载体，是现代社会不可或缺的一部分。文献学家徐中约曾指出，“文献是包括人类经验、理解、知识、文化和智慧的总和”，而文件则是文献的具体呈现形式。那么，文件具有哪些特点呢？本文将从多个角度逐一分析。

一、物质属性

文件首先是物质的，需要有相关的介质来加以承载和记录。常见的文件介质有纸张、胶片、光盘、硬盘等，随着时代的发展和技术的更新，文件的介质也在不断地演化。无论是什么形式的文件，都需要有一个切实的载体，才能发挥它的作用。

二、价值属性

文件还具有价值属性，反映着组织或个人的政策、思想、行为、活动、造诣等方面的信息。这些信息是非常重要的资源，需要妥善保存和管理。例如，对于机关企事业单位来说，文件是组织领导、组织管理、组织协调以及对内外交流和开展工作的重要手段，具有不可替代的功能。

三、内容属性

文件的内容通常是事实和事物的记录、描述和反映。可以是文字、数字、图片、声音等，信息形式多样。文件的内容属性是它的本质特点，也是区别于其他文献形式的重要标志。

四、组织属性

文件具有一定的组织性。通常来说，文件需要有编制人员、编制时间、编制目的、编制单位等要素，并按照一定的规范形式编制和归档。如果组织不好，文件在使用和管理过程中就会出现混乱不堪的局面。

五、时效属性

文件的时效性很强，它们具有时效性，可分为常设文件和非常设文件，在不同的时期，有不同的用途。一些重要数据和信息有时效期限，在这段时间内要进行保存和备份。一旦超过时效期限，文件的价值就会大幅降低，更换为新的版本就成为必须。

六、日常性

文件是机关事业单位每日工作中的基本元素之一。从机构设置、工作制度等角度考虑，文件可以理解为组织和管理工作定义的基本单元和标准规范。在日常工作中，文件的处理量很大，有些文件是需要日复一日持续处理的，需要进行信息的及时更新和传递。这就要求文件的处理程序要高效，而文件的格式、标准也需要同步调整。

综上所述，文件是以物质、信息和时间特性为重要组成基础的，有价值、内容、组织和日常性属性，这些特点在文件管理方面极为重要。在处理文件工作时，我们需要充分认识到文件的特点，在保障文件机密性、可读性和可操作性等方面做好措施，确保文件的科学利用和保护。