电子文件形成部门应将存有归档前

随着信息时代的发展，数字技术的广泛应用，电子文件成为了现代信息化管理的重要组成部分。电子文件具有形成快、传递便捷、保存容易等优势，受到了越来越多的企事业单位的青睐。但电子文件的管理也面临着一系列的挑战和问题，其中之一就是归档管理的难度。因为电子文件的种类繁多、存储格式复杂、备份周期长等原因，使得归档管理的难度加大。因此，电子文件形成部门应将存有归档前，以保证电子文件的全面且有效的归档管理。

一、电子文件的存放管理意义重大

电子文件的存储和管理意义重大，它不仅可以促进信息资源的共享和使用，还可以支持信息化管理的创新和优化。对于企事业单位来说，电子文件管理不仅是一项基本的管理职责和强制性的法律要求，同时也是提高信息化管理能力和竞争力的关键环节。因此，在利用电子文件的优势实现信息化管理的同时，管理者必须认识到电子文件的价值和管理的意义，高度重视电子文件的存储管理。

二、电子文件归档的难点和对策

电子文件的安全性、完整性、可访问性等方面，都比较容易得到保障。但如果没有规范的归档管理，一些重要的电子文件还是可能会发生遗漏、丢失、篡改等问题。归档管理的难度主要体现在以下几个方面：

1、多格式存储管理难度大：企事业单位使用的电子文件种类多样，形式各异，不同形式的电子文件还有着不同的特征。因此，管理者必须针对不同形式的电子文件实施差异化的管理。

2、备份周期长：为保证电子文件的安全性和完整性，备份周期长已成为现代数字管理的基本要求之一。然而长周期的备份也给归档管理带来了更多的困难。

3、归档标准不一：由于不同的电子文件管理部门对归档的标准和管理规定不一，缺乏统一规范和标准化的管理，给归档管理带来了很大的不便。

为了解决这些问题，应采取一些相应的管理措施，以确保电子文件的全面、有效、安全的管理：

1、建立科学严格的管理体系：建立规范的归档管理体系和标准化的归档管理流程，以确保电子文件的全面、有效、安全的管理。

2、强化差异化的电子文件管理：为了满足不同形式和不同类型的电子文件管理需要，应该实施差异化管理，根据不同的格式、需要和等级，实施管理。

3、提高人员素质和能力：电子文件管理人员必须有相关的技能和知识，如数字技术、信息管理、法律法规等。同时，还需要不断提高工作素质和工作能力，以适应数字化管理的要求。

三、结语

电子文件归档管理是现代信息化管理的重要环节，关乎企事业单位数字化管理的质量和效益。因此，为了确保电子文件的全面有效的归档管理，电子文件形成部门应当将存有归档前，建立规范的归档管理体系和标准化的归档管理流程，强化差异化的电子文件管理，提高人员素质和能力。只有这样才能更好地发挥电子文件管理的作用，为企事业单位信息化管理的创新和优化提供有效支撑。