合同档案归档要求

合同档案是企业运营管理中非常重要的一部分，其重要性不言而喻。因此，如何归档并保存好合同档案也是企业运营管理中的一个重要环节。本文将从合同档案的归档目的，合同归档的方式及归档标准等几个方面来探讨如何合理地归档合同档案。

一、合同档案的归档目的

1、实现合同信息的完备化管理。合同档案的归档是为了保证合同文字内容的信息完整，无必要丢失或遗漏。

2、方便合同的查询及使用。归档可以使相关人员随时查询、借阅合同，方便各部门统计、查询和使用相关数据。

3、合同可以作为证明文件。归档后的合同可作为公司业务发展的证明文件，方便公司日后审计和重要法律程序的证明。

二、合同归档的方式

1、电子文件归档。随着信息化时代的推进和技术的发展，现代化的企业管理趋势也在不断发展，电子文档的存取、传递和处理方式比传统文档归档方式有更明显的优势。

2、纸质文件归档。对于合同档案而言，大多数合同仍然是以纸质文件存在，通过人工复制、打印、装订等方式完成归档。

三、归档标准

1、规范的归档命名方式。文件名称应简洁明了，能够较为准确地反映档案内容，防止无法识别和重名。

2、不同部门的文件需求不同。不同职能部门对资料需求存在差异，需要根据职能部门的需求确定相应的编号、邮寄、盖章和文件夹等。

3、重要合同档案需另行备份。对于重要的合同档案，应当在纸质文档和电子文档中分别备份，以防重要档案丢失。

4、定期升级和维护文档档案的技术。档案管理部门必须不断提高意识，注重要资料的加工、更新和整理，最大限度地避免了文档档案过度增长、更新太慢或过时。

综合以上几点可以看出，合同档案的归档是一个相当深度和广度要求都比较高的工程。为了达到良好的归档效果，需要有专人进行管理，对归档后的档案进行分类、编号、储存、检索和保管。只有这样才能确保合同档案的完整性、可查询性、安全性，保证公司的正常运转。