实施采购的工具中,投标人会议是什么

实施采购的工具中，投标人会议是指在采购活动中的一个专门的环节，针对招标人（采购单位）发布的招标文件，邀请投标人（供应商）在规定的时间地点集中进行讨论、提问、答疑等活动。那么，投标人会议有什么作用呢？下面从多个角度进行分析。

一、投标人会议的作用

1. 消除疑虑

采购活动所面临的标的物、条件等种种因素决定了该项采购会存在许多的难题和疑虑，该环节的主要功能在于消除供应商和采购人员对文件或其他条款不清楚的地方的疑问，对招标文件中的设计、进度、执行方式等问题进行讨论，投标人将有机会对希望获得合同的标的物和交付计划进行深入了解，从而避免因不了解招标文件、不知道评标条款等原因而错失商机。

2. 促进公平竞争

投标人会议是公平竞争的一种体现，通过投标人会议，采购人员能够向所有投标人同步通知招标文件的修订情况，避免部分投标人因为信息不对称而受到不公正的待遇，从而确保所有投标人在公平的条件下进行竞标。

3. 便于采购人员管理

投标人会议是一项有计划的活动，通常在所有的投标人中选择少数的代表参加会议，不仅能够减少采购人员的工作量，同时还能够有效地管理所有供应商的询问。

二、投标人会议的流程

1. 提交参看申请

投标人会议是在招标文件发布之后，采购人员会发出邀请函邀请所有有意愿参与招标活动的供应商。供应商需要提出参看申请，并提供合法有效的身份证明、企业证书等材料，进行投标资格的审核，评估可否参加会议。

2. 组织投标人会议

投标人会议的组织包括会议的场地、场所、会议的开始时间以及规范条例的制定。一般会提供讲解招标文件的人员，通过多项媒介进行解释讲解，并依据评标标准解答所有供应商的问题。

3. 编制会议记录

为了方便投标人答疑后进行进一步的梳理工作，通常在每一次的投标人会议中采购人员都会进行详细的记录，如记录的环节包括所有的变更通知，所问所答以及所有投标人对规章制度的问题和解决方案的讨论和协商。

三、投标人会议需要注意的问题

1. 保护所有人的信息

在投标人会议时，采购人员应保护所有参会人员的商业机密信息，避免泄露，使得参会人员的竞争地位出现不公正的情况。

2. 尽量减少修改

招标文件可能会因新的信息而改变，因此，应尽量在投标人会议前，减少修改文件。同时，减少修改对于大多数供应商会更有利，因为这可以降低不了解变更内容的潜在成本。

3. 发布实时科技进展的通告

理解技术方面的变更对于供应商来说是极其重要的。为了确保科技方面的理解得到得到提高，采购人员应实时发布技术方面的进展通告。

综上所述，投标人会议在整个采购过程中扮演着非常重要的角色，既有现场答疑的作用，又有便于采购人员管理的作用，也能够促进公平竞争的作用，但是需要注意保护各个参会人员的商业机密信息，尽量避免修改文件，实时发布科技进展通告。