怎么利用excel做一个数据库

在现代社会中，数据分析已经成为了企业和个人不可或缺的一部分。传统的数据库管理软件，如Access或SQL Server等，拥有强大的功能，但相对复杂且昂贵。而Excel则提供了一个简单、易用的方式来管理和分析数据。下文将介绍怎样利用Excel做一个数据库。

一、Excel的基础功能

1、电子表格：Excel的最基础功能是表格管理，可以用于创建、编辑和格式化表格。每一行表示一个记录，每个单元格表示一个数据字段。

2、分类筛选：通过筛选功能，可以依数据字段快速地分类。Excel还提供了高级筛选，可以进行更复杂的繁琐筛选。

3、公式计算：除了简单的加、减、乘、除运算，Excel还可以使用复杂公式进行自动计算。

4、图表分析：Excel可以根据表格中的数据绘制出多种图表，如柱状图、饼图、散点图等，方便数据分析和展示。

二、Excel进行数据库管理

尽管Excel的功能主要用于制作表格，但与其它数据库相比，Excel还具备其它优势：

1、易用：与其他数据库软件相比，Excel的桌面类电子表格界面非常易于使用。此外，它不需要在网络或服务器上安装，也不需要学习特定的编程语言，可使用其它功能。

2、费用低廉：没有额外费用，除非必须购买企业许可，否则它就是免费的。

3、存储有限：Excel无法存储大量数据。因此，对于需要存储数百个记录的小型项目来说，Excel是一个理想的数据库解决方案。

尽管Excel的功能非常多，但在进行数据库管理时，需要注意以下几点：

1、数据结构：Excel只能使用最基本的数据结构。数据记录应按行组织，每行数据应该包括将要存储的所有字段值。表头应包含所有记录中的所有数据字段名。

2、数据类型：Excel可以存储多种数据类型，如数字、字符串等。但在建表时需要将不同的数据类型分配给相应的数据字段，以便查询。

3、数据连续性：Excel中的数据应该具有数据连续性，包括数据存储在表的单个区域中，并且所有记录都与表标头在同一个区域中。

三、数据库设计

正确的Excel数据库设计是保证数据管理最重要的关键。设计之前,user可确认以下几点：

1、数据的来源和用途：你的数据库将存储哪些数据？这些数据将如何使用？

2、字段类型和限制：每个字段中会包含哪些数据？每个字段应该接收那些类型的数据？

3、主键的确定：如何确定要用作主键的字段？例如，是否有唯一的身份证号码或电话号码？

4、数据表的关系：如果需要将多个表结合在一起，应如何设计它们之间的关系？

四、Excel数据库管理的操作示例

以员工表为例，为方便管理，我们把表分成“员工信息表”和“员工薪资表”两个部分，且“员工薪资表”是依据“员工信息表”的编号来查询的。按照以下步骤建立一个Excel数据库表格：

1、创建一个新工作表，在第一行中输入列头。

2、格式化每个列的数据类型并设置相应的字段大小和限制。例如，为了限制“电话号码”字段只接收数字，可将其字段类型设置为“数字”。

3、对需要统计的字段添加公式。例如，如需计算总薪金，则可以使用公式SUM总计字段。

4、使用分类数据筛选器根据其它字段值快速查看和比较记录。

5、创建“员工薪资表”，建立“员工信息表”的外键。设置“员工编号”项是唯一的，并作为关键信息。