项目沟通协调机制

在一个项目中，沟通协调是非常重要的一环。因为在项目过程中，需要不断协调各方面的资源，避免因为某一环节上的问题而引起的效率下降。那么一个完善的项目沟通协调机制决定着项目的成败。接下来，我们将从多个角度来分析项目沟通协调机制的必要性和与其他管理机制的协同关系。

1.沟通机制的必要性

在项目中，需要在不同部门或不同公司之间协调。营销、生产、品质、财务等不同部门之间需要互相沟通和协调，以确保项目能够按时达成预定目标。为了提高项目的成功率，建立沟通机制非常必要。一个良好的沟通机制不仅能帮助团队理解整个项目，而且能促进内外部沟通以更好地管理每个工作任务。

2.建立协调机制的好处

建立协调机制可能会增加项目管理的成本，但打造一个高度协调的团队将使得项目品质更好，时间更快，并有更高的工作效率。当团队在沟通上工作得更好时，很多问题就可以迎刃而解，如果出现了问题，也可以更快地得到解决。团队成员能够互相了解对方的工作，并清楚地知道他们在贡献什么。这可以带来更高的项目满意度以及减少项目失败的风险。

3.沟通机制应包含哪些内容？

一个好的沟通协调机制会涉及以下内容：

- 目标和里程碑的定义：各个团队应该统一理解项目的目标，确切的定义是非常必要的。在项目开展的过程中，需要根据项目的进展情况及时地调整项目的时间表和任务目标；

- 团队会议：定期会议以确保所有相关人员对项目的目标和定位有共同的认知，重点是讨论团队成员安排任务，协调每个人之间的工作关系；

- 沟通设施：对于对项目有影响的信息，需要一个适当的沟通管道。如一些项目审查，经验分享会议，邮件和内部使用的文档等；

- 交流规则：清楚的交流规则可以有助于团队避免混乱。团队成员应该能够与其他成员沟通，同时也应该指定某个人或团队来解决任何争议或异议；

- 跟踪表和报告：团队应该创建一个跟踪表和报告，以确保所有的问题都有一个统一的记录，并在必要时进行及时处理。这样可以帮助项目管理人员及时的了解到项目的进度情况。

4.沟通机制与其他项目管理机制的协同关系

- 沟通机制和人员分配：当团队了解任务时，他们要知道谁负责什么，并与负责人沟通有关任务的任何信息。此外，还需要保留有关不同团队负责人的一些信息，包括他们的联系方式、职位以及对项目的整体做法的看法。当人员分配框架可用时，关系管理可以更加简单；

- 沟通机制和风险管理：在项目生命周期中，团队需要共同制定风险管理计划。团队需要汇总所说行动项、跟踪不同风险的影响以及相应的响应。这么做的目的是确保对不同风险做出适当的响应，避免在项目的后期阶段不必要的临时管理难题；

- 沟通机制和任务管理：任务管理是另一个需要沟通和协调的重要环节。团队需要有一个易于访问的列表，这份清单应该列出各项任务的预期完成时间，目标和负责人。此外，还需要制定日期和期限的策略来确保所有的任务都完成得很好。